공단기 경남·창원학원

(지난 호에 이어) 다섯 번째 원칙은 ‘건의형의 원칙’이다. 보고의 또 다른 핵심은 건의이다. 즉 대안을 제시하고 새로운 의견을 내놓는 것이 보고서를 작성하는 이유이다. 그러면 건의와 대안 제시는 어떻게 이루어질까? 새로운 생각을 만들기 위해서는 문제 인식이 선행되어야한다. 문제를 정확하게 파악하고 이를 바탕으로 자율성과 창의력을 더해 건의와 대안 제시를 해야 한다.


건의와 대안 제시는 전문적인 지식에 기반 한다. 재료가 없으면 맛있는 음식을 만들 수 없듯 창의적인 생각을 위해서는 부단히 찾고 배우면서 전문성을 갖춰야한다.


재료를 갖추었다면 자신만의 요리법이 필요하다. 자신만의 요리법은 확고한 생각이다. 강한 소신(所信)은 자신의 소명의식에서 나오는데 공무원에게는 공직관이라고 할 수 있다. 전문성과 소신이 결합된 산물이 건의이자 대안이고 이를 통해 정책이나 새로운 사업으로 변화하고 조직과 세상을 바꿀 수가 있다. 그러나 이러한 건의와 대안은 현실적인 반대에 부딪힐 수 있음을 기억해야한다.


소신을 굽히지 않을 경우 부러질 수 있고 아무리 좋은 건의도 색이 바래 질 수 있다. 그래서 건의와 대안은 유연성을 가외로 갖춰야만 한다. 현실적인 갈등이나 비우호적인 환경에서 자신의 생각을 반영시키려면 탄력적인 생각이나 협상의 자세가 필요하다.


여섯 번째 원칙은 ‘적극성의 원칙’이다. 보고의 방법적인 차원에서 보고자보다 한 발 앞서서 보고하는 자세를 갖춰야한다. 적극성은 다양한 의미를 지니고 있다. ① 보고받는 사람의 지시를 해석하고, ② 보고받는 사람의 지시를 발전시키며, ③ 보고 자체에 집중하면서, ④ 보고받는 사람을 두려워하지 않는 것이 적극성이란 덕목에 포함된다. 그렇지만 적극성은 보고받는 사람과 관계와도 밀접하다.


아무리 보고받는 사람이 뛰어난 업무능력을 갖추고 개방적이며 신뢰감이 있어도 보고자는 부족하거나 불만스러운 부분이 있을 수밖에 없다. 이러한 모순을 해결할 수 있는 방법은 정면 돌파이다. 보고받는 사람에게 끊임없이 속칭 ‘들이대야만’ 보고받는 사람과 원만한 관계를 형성할 수 있다.


일곱 번째 원칙은 ‘조심성의 원칙’이다. 적극성의 원칙을 견지하지만 그 이면에는 위험이 도사리고 있다. 항상 몸의 균형을 유지할 수 있도록 신중해야한다. 보고받는 자와 공개 석상에서 함께 한다면 늘 주의를 기울여야한다. 더불어 보고받는 자가 없는 자리라 할지라도 상사와 관련된 발언에는 신중을 기해야한다. 사소하지만 잘못된 발언은 감당할 수 없는 부메랑으로 돌아오기 때문이다.


특히 어떤 경우라도 보고받는 사람의 권위와 리더십을 무시하는 이야기를 해서는 안 된다. 과도한 적극성은 결국 무모함이 되어 위험한 상황으로 이끌게 마련이다. 따라서 보고자는 보고받는 자를 지원하고 치켜 주며 돋보일 수 있게 해야 한다.


지금까지 살펴본 7가지 보고의 원칙(고객지향, 구조적 사고, 결론 우선, 미래지향, 건의, 적극성, 조심성)을 잘 새겨둔다면 공직에 임용되어 맞닥뜨릴 숱한 보고를 잘 마칠 수 있을 것이다. ‘구슬이 서말이라도 꿰어야 보배’이듯 보고서를 잘 쓰는 것도 중요하지만 작성된 보고서의 내용을 잘 전달해야만 보고서 작성의 목적을 달성할 수 있다 공직자는 보고서로 말한다고 하지만 공직자에 대한 평가는 보고로 결정된다.


보고에 자신이 없거나 보고 능력이 부족하다고 생각된다면 주변에 보고를 잘하는 사람들을 골라서 이들에 대한 벤치마킹부터 시작해보자. 분명 보고에 있어 내게 부족한 부분이 무엇인지를 발견할 수 있고 이를 토대로 자신만의 보고 노하우를 만들 수 있을 것이다.



[출처] 공무원저널